Datenschutzerklärung

Stand: 23. September 2026. Diese Hinweise gelten für vermietguru.com und portal.vermietguru.com für die Verwaltung des eigenen Immobilienbestands und die dazu persönlich freigeschalteten Mieterzugänge.

1. Verantwortlicher

2. Website und Hosting

Beim Aufruf werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse und technische Angaben des Browsers sowie Status- und Fehlermeldungen. Dies dient der Auslieferung, Fehlerbehebung und Absicherung des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und zuverlässiger Betrieb.

Der Server wird bei Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, am Standort Nürnberg betrieben. Der Hostinganbieter verarbeitet die für den technischen Betrieb erforderlichen Daten. Weitere Angaben: Datenschutzhinweise von Hetzner.

3. Anmeldung und notwendige Cookies

Das Portal verarbeitet Benutzername, Rolle, Zuordnung zum Kundenbereich und einen kryptografischen Prüfwert des Passworts. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Zur Anmeldung wird der Cookie __Host-vg-session verwendet. Er enthält eine zufällige Sitzungskennung, gilt höchstens acht Stunden und ist durch Secure, HttpOnly und SameSite=Strict geschützt. Bei der Abmeldung wird die Sitzung ungültig.

Der Cookie ist für den ausdrücklich gewünschten geschützten Zugang erforderlich. Daher ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Die Verarbeitung dient der sicheren Zugriffsverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und, soweit zur Vertragsdurchführung erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fehlgeschlagene Anmeldungen werden vorübergehend gezählt, um wiederholte Anmeldeversuche zu begrenzen. Einrichtungslinks sind einmalig und höchstens 24 Stunden gültig.

Die öffentliche Homepage verwendet keine Analyse- oder Werbe-Cookies. Es sind keine externen Analysewerkzeuge, Werbenetzwerke, eingebetteten sozialen Netzwerke oder extern geladenen Schriftarten eingebunden. Für den derzeitigen notwendigen Anmelde-Cookie wird kein Einwilligungsbanner verwendet.

4. Mietverhältnisse und Abrechnungen

Im geschützten Bereich werden insbesondere Namen, Kontaktdaten, Immobilien- und Wohnungszuordnungen, Mietzeiträume, Bewohnerzahlen, vereinbarte Beträge, Zahlungsstände sowie Nebenkostenabrechnungen und gespeicherte PDFs verarbeitet. Die Angaben stammen aus Mietverhältnissen, Zahlungen und der Erfassung durch den Vermieter. Sie dienen der Verwaltung und Durchführung der Mietverhältnisse sowie der Abrechnung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie bei gesetzlichen Pflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zugriff erhalten nur berechtigte Konten. Der Administrator kann die verwalteten Kundenbereiche öffnen; Vermieterkonten sind ihrem eigenen Bereich zugeordnet. Mieterzugänge sind einem Vertragspartner und Mietverhältnis zugeordnet. Sie sehen ausschließlich ausdrücklich für ihren Zugang freigegebene Unterlagen und die ihnen zugeordneten Schadenmeldungen einschließlich Antworten und Fotos. Fotos werden verkleinert und ohne ursprüngliche Bildmetadaten gespeichert. Für Benachrichtigungen können bestätigte E-Mail-Adressen hinterlegt werden; E-Mail-Hinweise enthalten keine Mietunterlagen. Schadenmeldungen und Antworten dienen der Bearbeitung gemeldeter Mängel und der Kommunikation im Mietverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling statt.

5. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per Formular oder E-Mail verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsanfragen, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses, Anfragen zu beantworten. Formularanfragen werden per E-Mail über unser Postfach bei Hetzner an den Betreiber übermittelt. Im Portal wird keine dauerhafte Kopie des Nachrichteninhalts gespeichert. Zur Begrenzung von Missbrauch werden aus der IP-Adresse abgeleitete Prüfwerte und Anfragezähler für höchstens eine Stunde vorgehalten; abgelaufene Einträge werden bei der nächsten Formularanfrage entfernt. Diese Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Schutz vor Missbrauch.

6. Speicherung, Sicherung und Löschung

Bestandsdaten werden auf dem Server gespeichert. Sicherungskopien können zusätzlich auf dem Rechner des Betreibers und externen Datenträgern aufbewahrt werden. Sie dienen der Wiederherstellung nach Datenverlust und sind nur für Berechtigte bestimmt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an Datensicherheit und Wiederherstellbarkeit.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für die genannten Zwecke erforderlich sind. Miet- und Abrechnungsunterlagen werden anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die notwendige Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Technische Protokolle dienen ausschließlich Betrieb und Sicherheit und werden nicht zur Werbeprofilbildung ausgewertet. Sicherungskopien sind bei der Umsetzung von Löschungen und der Wiederherstellung zu berücksichtigen.

7. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Widerspruchsrecht: Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Kontaktadresse.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

8. Bereitstellung von Daten

Ohne die technisch notwendigen Verbindungsdaten kann die Website nicht ausgeliefert werden; ohne Anmeldedaten ist kein geschützter Zugriff möglich. Die für Mietvertrag und Abrechnung erforderlichen Angaben werden zur Durchführung des Mietverhältnisses beziehungsweise zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten benötigt. Freiwillige Kontaktangaben sind entsprechend gekennzeichnet.